Waarom een externe vertrouwenspersoon geen vervanging is van de interne maar juist een versterking

In steeds meer organisaties is de rol van de interne vertrouwenspersoon goed ingericht. Toch merken we dat er situaties zijn waarin medewerkers, en in het geval van scholen de leerlingen, niet direct bij een interne collega durven aan te kloppen.

Heeft dat te maken met vertrouwen in de interne Vertrouwenspersoon?

Nee, vaak niet. Het gaat meestal om iets anders: mensen ervaren een drempel omdat de interne vertrouwenspersoon deel uitmaakt van het systeem. Denk aan hiërarchie, loyaliteit, of de angst dat iets "via via" terugkomt.

Waarom kiezen organisaties voor een extra route?

Sociale veiligheid betekent dat mensen zich vrij voelen om zorgen of ongewenst gedrag te melden. Dat lukt alleen als de meldroute laagdrempelig, veilig en betrouwbaar voelt voor iedereen.

Daarom kiezen organisaties er steeds vaker voor om naast hun interne vertrouwenspersoon ook een externe vertrouwenspersoon toe te voegen. Niet ter vervanging, maar als aanvulling.

Interne én externe vertrouwenspersonen: een sterke combinatie

Bij Team Vertrouwenspersonen geloven we dat goede samenwerking tussen intern en extern de meldstructuur versterkt.

• De interne Vertrouwenspersoon kent de organisatie van binnenuit, is vaak makkelijk bereikbaar, en spreekt dezelfde taal.

• De externe Vertrouwenspersoon biedt onafhankelijkheid en afstand, wat voor sommige melders nét dat extra gevoel van veiligheid geeft.

Beide rollen zijn waardevol, juist omdat ze verschillend zijn.

Praktijkvoorbeeld: meldstructuur verbreden in het onderwijs

Op een school waar wij recent zijn gestart, was de interne vertrouwenspersoon bekend en betrokken. Toch gaven meerdere mensen aan de drempel te voelen om zorgen te delen.

De school koos ervoor om een externe vertrouwenspersoon van Team Vertrouwenspersonen toe te voegen. Binnen drie maanden werden er twee meldingen gedaan via de externe route.

Het resultaat? Meer vertrouwen, betere communicatie over sociale veiligheid, en een sterker team van interne én externe vertrouwenspersonen.

Wanneer is een externe vertrouwenspersoon waardevol?

• Als de interne route weinig wordt benut

• Als medewerkers behoefte hebben aan meer anonimiteit of afstand

• Als je als organisatie wilt voldoen aan actuele wetgeving en integriteitsregels

• Als je sociale veiligheid proactief wilt versterken

Je hoeft niet te kiezen tussen intern of extern. Het gaat om het bieden van de juiste opties.

Hoe wij samenwerken met interne vertrouwenspersonen

Bij Team Vertrouwenspersonen begeleiden we ook interne Vertrouwenspersonen. We bieden intervisie, coaching en zijn beschikbaar als sparringpartner. Onze ervaring leert: interne vertrouwenspersonen voelen zich juist gesteund als er extern iemand naast hen staat; zeker bij complexe situaties.

Samen maken we het veiliger. Niet alleen voor de melder, maar voor de hele organisatie.

Hulp nodig bij het versterken van je meldstructuur?

Of je nu net begint met het opzetten van beleid of al een interne vertrouwenspersoon hebt: we denken graag met je mee. Van een vrijblijvende sparsessie tot het inrichten van een volledige meldstructuur, we stemmen onze ondersteuning altijd af op jouw organisatie.

Neem gerust contact met op met Janine Zant via 06-16625000 of janine@teamvertrouwenspersonen.nl