.png)
Klachtencommissie voor organisaties
Een zorgvuldig ingerichte klachtenprocedure is een belangrijk onderdeel van een veilige en professionele organisatie. Niet alleen om klachten goed te kunnen behandelen, maar ook om rust, duidelijkheid en vertrouwen te creëren wanneer zich een gevoelige situatie voordoet.
Team Vertrouwenspersonen ondersteunt organisaties met een onafhankelijke klachtencommissie voor formele klachten over ongewenste omgangsvormen. Daarmee bieden wij organisaties een zorgvuldige, deskundige en transparante route voor situaties waarin een formele beoordeling nodig is.
Zorgplicht en sociale veiligheid
Als werkgever of organisatie draag je verantwoordelijkheid voor een sociaal veilige werk- of leeromgeving. Ongewenste omgangsvormen zoals pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie en geweld vallen onder psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Werkgevers zijn verplicht beleid te voeren dat is gericht op het voorkomen of beperken van PSA.
Een goed ingerichte klachtenprocedure kan daarin een belangrijk onderdeel zijn. Niet alleen om formele klachten zorgvuldig te behandelen, maar ook om te laten zien dat meldingen serieus worden genomen en dat de organisatie haar verantwoordelijkheid professioneel invult.
Meer informatie:
Arboportaal over psychosociale arbeidsbelasting
Informatie van de arbeidsinspectie over ongewenst gedrag op het werk
Waarom kiezen voor onze externe klachtencommissie
Bij gevoelige klachten is onafhankelijkheid van groot belang. Een externe klachtencommissie voorkomt dat de organisatie zelf in het spanningsveld tussen betrokkenen terechtkomt en helpt om belangenverstrengeling of de schijn daarvan te voorkomen. Dat vergroot het vertrouwen in de procedure en in de uitkomst.
De externe klachtencommissie biedt organisaties onder meer:
Een onafhankelijke en objectieve beoordeling
Een zorgvuldige procedure met hoor en wederhoor
Deskundigheid in klachtbehandeling en sociale veiligheid
Heldere verslaglegging en een gedegen advies
Ondersteuning bij complexe en impactvolle situaties
Daarnaast helpt een externe commissie om het proces beheersbaar te houden voor HR, management en bestuur.
Wat wij voor uw organisatie betekenen
De klachtencommissie van Team Vertrouwenspersonen onderzoekt formele klachten over ongewenste omgangsvormen en brengt op basis daarvan een onafhankelijk advies uit aan de organisatie.
Wij bieden organisaties onder meer:
Een onafhankelijke voorzitter, deskundige commissieleden en secretariële ondersteuning
Een zorgvuldige behandeling van klachten
Heldere communicatie over de procedure en verwachtingen
Verslaglegging en een gemotiveerd advies
Goede en actuele klachtenregeling met klachtenprocedure
De organisatie blijft verantwoordelijk voor het uiteindelijke besluit. De klachtencommissie onderzoekt, beoordeelt en adviseert.
Deskundigheid en zorgvuldigheid
Een formele klacht vraagt om meer dan alleen procedurele kennis. Het vraagt ook om gevoel voor context, onderlinge verhoudingen en de impact van een klacht op alle betrokkenen.
Onze klachtencommissie bestaat uit ervaren professionals met expertise op het gebied van sociale veiligheid, arbeidsverhoudingen, klachtbehandeling en organisatievraagstukken. Afhankelijk van de aard van de klacht en de context van de organisatie wordt gekeken naar een passende samenstelling van de commissie. Daarmee ontstaat een behandeling die niet alleen zorgvuldig en onafhankelijk is, maar ook inhoudelijk recht doet aan de situatie.
Inrichting van de klachtenstructuur
Niet iedere organisatie heeft behoefte aan dezelfde inrichting. Daarom denken wij mee over een klachtenstructuur die past bij de omvang, context en behoeften van de organisatie.
Daarbij kan het onder meer gaan om:
-
Het inrichten van toegang tot een oafhankelijke klachtencommissie
-
Het opstellen of actualiseren van de klachtenregeling
-
Het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden
-
De aansluiting tussen vertrouwenspersoon, klachtencommissie en organisatie
-
Communicatie richting medewerkers over routes en verwachtingen.
Een goede klachtenstructuur staat niet op zichzelf, maar maakt onderdeel uit van een bredere aanpak van sociale veiligheid.
Structurele samenwerking of inzet op aanvraag
Organisaties kunnen kiezen voor een structurele samenwerking of voor inzet van de klachtencommissie op aanvraag.
Structurele samenwerking
Bij een structurele samenwerking wordt de klachtencommissie vooraf goed ingebed in de organisatie en is snel beschikbaar voor uw organisatie. Dat biedt meer duidelijkheid, continuïteit en aansluiting op beleid, communicatie en interne processen.
Inzet op aanvraag
Ook zonder structurele samenwerking kan een organisatie de klachtencommissie inschakelen. In dat geval werken wij op basis van beschikbaarheid en gelden andere voorwaarden en tarieven.
Voor organisaties die sociale veiligheid duurzaam willen organiseren, biedt een structurele samenwerking meestal de meeste rust en samenhang.
Onderdeel van een bredere aanpak
De klachtencommissie staat binnen Team Vertrouwenspersonen niet op zichzelf. Wij ondersteunen organisaties ook met externe vertrouwenspersonen, training, intervisie en advies over beleid en randvoorwaarden.
Juist deze samenhang maakt het mogelijk om sociale veiligheid niet alleen goed op papier te regelen, maar ook zorgvuldig in de praktijk vorm te geven.